呼和浩特民族學(xué)院物資采購內(nèi)部審計(jì)暫行辦法

第一章 總則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校物資采購管理，保證采購質(zhì)量，降低采購費(fèi)用，提高資金使用效益，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國審計(jì)法》、《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國合同法》、《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》、《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)規(guī)定》、《內(nèi)部審計(jì)事務(wù)指南》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的物資是學(xué)校在開展教育教學(xué)、科學(xué)研究、基本建設(shè)、修繕項(xiàng)目、管理服務(wù)等方面所需的教學(xué)科研儀器設(shè)備、工具、原材料、輔助材料、辦公設(shè)備、大眾物資等等。

第三條 物資采購內(nèi)部審計(jì)是指學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的程序和方法，對校內(nèi)各部門物資采購活動和內(nèi)部控制等所進(jìn)行的獨(dú)立監(jiān)督和評價活動。

第四條 物資采購審計(jì)的主要內(nèi)容包括：采購計(jì)劃、采購實(shí)施、采購合同、物資驗(yàn)收、付款結(jié)算、采購資料審計(jì)以及物資采購后期審計(jì)等。

第五條 學(xué)校審計(jì)處負(fù)責(zé)物資采購的內(nèi)部審計(jì)工作。專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)、采購業(yè)務(wù)量較大的物資采購審計(jì)，由審計(jì)處委托社會中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)。

第六條 負(fù)責(zé)物資采購的相關(guān)部門和人員，應(yīng)積極支持和配合物資采購審計(jì)工作，自覺接受監(jiān)督。

第二章 審計(jì)內(nèi)容

第七條 采購計(jì)劃審計(jì)。采購計(jì)劃審計(jì)是對采購計(jì)劃編制的可靠性、采購計(jì)劃審批的合規(guī)性以及對采購計(jì)劃中所列物資價格、數(shù)量的合理性進(jìn)行的審計(jì)。

（一）采購計(jì)劃審計(jì)內(nèi)容

1.采購計(jì)劃編制的可靠性。采購項(xiàng)目是否列入學(xué)校年度采購計(jì)劃；采購計(jì)劃所列物資是否根據(jù)教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等工作實(shí)際需要而確定；對于專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的物資采購，是否組織專家進(jìn)行了論證。

2.采購計(jì)劃審批程序的合規(guī)性。物資采購部門是否按規(guī)定填寫物資采購審批表；物資采購部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員是否按職責(zé)分工和授權(quán)范圍對提交的采購審批表進(jìn)行分類初審、對口把關(guān)；采購計(jì)劃是否經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策；是否經(jīng)學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門審批。

（二）采購價格審計(jì)內(nèi)容

1.新購物資價格的合理性。申請采購部門是否對采購項(xiàng)目所列物資價格進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的市場調(diào)研，價格信息收集渠道是否具有廣泛性和有效性。

2.重購物資價格的合理性。對于重復(fù)購置的物資，是否以上次成交價格為依據(jù)；如價格發(fā)生變化，是否有市場調(diào)研依據(jù)材料。

3.價格清單申報(bào)的合規(guī)性。物資采購價格清單是否經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員逐級審核批準(zhǔn)；對于專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的物資采購價格是否經(jīng)有關(guān)專家論證。

（三）采購數(shù)量審計(jì)內(nèi)容

計(jì)劃所列物資數(shù)量的合理性。物資采購數(shù)量是否與本部門教學(xué)、科研、管理、服務(wù)工作需要相適應(yīng)，是否充分考慮到物資的使用效益。

第八條 采購實(shí)施審計(jì)。采購實(shí)施審計(jì)是對采購方式選擇的合理性、采購實(shí)施過程的合規(guī)性以及供應(yīng)商選擇的合理性所進(jìn)行的審計(jì)。

（一）采購方式選擇的合理性

1.采購方式的確定與采購項(xiàng)目的金額及相關(guān)要求是否相適應(yīng)。采用邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源、詢價方式采購的是否符合政府采購法和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定，是否按照管理權(quán)限履行審批手續(xù)。

2.是否存在對達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額的項(xiàng)目進(jìn)行拆分或以其它方式規(guī)避招標(biāo)現(xiàn)象。

3.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是否按有關(guān)規(guī)定選定，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是否在資格認(rèn)定部門依法認(rèn)定的資格范圍內(nèi)。

（二）采購實(shí)施過程的合規(guī)性

1.信息發(fā)布的廣泛性。是否在指定的媒體上發(fā)布相關(guān)招標(biāo)信息，對外發(fā)布的招標(biāo)信息是否全面、準(zhǔn)確，發(fā)布范圍是否具有廣泛性。

2.實(shí)施過程的合規(guī)性。達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的，是否采取公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。

采用邀請招標(biāo)的，是否符合《政府采購法》第二十九條的規(guī)定；邀請的投標(biāo)單位是否具有良好信譽(yù)、資質(zhì)和財(cái)務(wù)狀況，是否邀請三家以上投標(biāo)單位參加。

采用競爭性談判方式采購的，是否符合《政府采購法》第三十條的規(guī)定；是否成立了由采購人代表和有關(guān)專家共三人以上組成的談判小組；是否有包括談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)的談判文件。

采用單一來源方式采購的，是否符合《政府采購法》第三十一條的規(guī)定；是否在保證采購項(xiàng)目質(zhì)量和雙方商定合理價格的基礎(chǔ)上進(jìn)行采購。

采用詢價方式采購的，是否符合《政府采購法》第三十二條的規(guī)定；是否成立由采購人代表和有關(guān)專家共三人以上組成的詢價小組；是否向符合相應(yīng)資質(zhì)條件的三家或三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書讓其報(bào)價；是否按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價最低的原則確定成交供應(yīng)商。

（三）供貨商選擇的合理性。

1.定點(diǎn)供貨商選擇的合理性。包括供貨商選擇評價程序是否規(guī)范；有無明確的供貨商選擇目標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)；有無建立供貨商評價小組，小組人員組成是否合理。

2.有無完整、真實(shí)的供貨商資料。供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式；是否經(jīng)集體決策進(jìn)行供貨商優(yōu)選并形成供貨商名單。

3.是否根據(jù)供貨商和本部門的實(shí)際情況采用實(shí)地考察、書面調(diào)查、樣品檢驗(yàn)或試用的方式確定供貨商；有無過度依賴特定供貨商的現(xiàn)象，是否設(shè)立了備選供貨商團(tuán)隊(duì)。

第九條 采購合同審計(jì)。采購合同審計(jì)是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進(jìn)行的審計(jì)。

（一）采購合同簽訂的合規(guī)合法性

1.審查供貨商是否具有簽約資格。供貨方是否為法人企業(yè)，簽約人是否為依法登記的企業(yè)法人，企業(yè)是否及時年檢；企業(yè)營業(yè)期限是否已經(jīng)過期或即將到期，供貨方是否具備相應(yīng)的信譽(yù)和履約能力。

2.供貨方經(jīng)營范圍是否符合合同標(biāo)的。營業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營范圍是否包括合同標(biāo)的，是否與在工商行政管理部門登記注冊的范圍相符。

3.審查合同的簽定程序是否合規(guī)。合同起草是否使用了正規(guī)的合同版本；草簽的合同是否經(jīng)過組織法律部門、財(cái)會部門評審；是否根據(jù)組織授權(quán)要求報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，有無履行分級授權(quán)審批手續(xù)；是否辦理了必要的公證手續(xù)；合同變更、解除或終止的理由是否充分，是否簽署了書面變更協(xié)議并履行了審批手續(xù)，對于發(fā)現(xiàn)的將嚴(yán)重?fù)p害學(xué)校利益的已簽署合同，是否及時采取了糾正措施。

（二）采購合同條款的完備性和內(nèi)容的合法性

1.合同標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價格和結(jié)算方式、運(yùn)輸方式、履約期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等是否明確、具體；

2.簽約雙方的權(quán)利和義務(wù)是否明確并具有對等性；

3.有無利用合同從事非法行為的可能性；

4.合同條款規(guī)定是否為學(xué)校爭取到最大的財(cái)務(wù)利益，如充分考慮付款條件和資金優(yōu)勢，選擇合理的貨款支付方式等。

（三）采購合同的執(zhí)行結(jié)果

1.合同內(nèi)容是否得到全面、嚴(yán)格地履行；

2.有無合同違約，違約的原因及違約處理結(jié)果；如果供應(yīng)商違約，是否及時組織索賠。如果采購方違約，責(zé)任人是否向分管領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告，經(jīng)審批后辦理賠償手續(xù)，并追究相關(guān)責(zé)任；

3.合同糾紛是否及時協(xié)商解決，協(xié)商不成的合同糾紛是否及時上報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)和法律部門，通過申請仲裁或向人民法院起訴解決合同糾紛。

（四）合同管理是否規(guī)范

1.采購部門或主管部門有無合同管理相關(guān)規(guī)章制度，是否完善；管理人員是否明確，有無重大合同變更的應(yīng)對防范措施。

2.合同的歸檔和保管是否完整。合同是否按序編號；臺帳登記是否清晰完整；支持性文件是否齊全，是否包括采購合同正本、合同補(bǔ)充協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、采購訂單、合同評審表及其它合同附件。

第十條 采購合同執(zhí)行情況審計(jì)。采購合同執(zhí)行情況審計(jì)是指在采購物資運(yùn)達(dá)指定地點(diǎn)后，對物資驗(yàn)收、計(jì)量、價格和貨款支付等業(yè)務(wù)執(zhí)行的規(guī)范性、合法性和真實(shí)性等所進(jìn)行的審計(jì)。

（一）采購方式執(zhí)行情況審計(jì)

審查采購部門是否按照采購計(jì)劃、采購申報(bào)單確定的采購方式和供貨商進(jìn)行采購；采購部門是否在合格供貨商目錄中選擇供貨商，如有改變，其改變的原因和批準(zhǔn)手續(xù)是否合理；對于發(fā)現(xiàn)的供貨商供貨問題，采購部門是否及時采取相應(yīng)措施限期整改，對整改無效者，是否暫停其供貨。

（二）質(zhì)量控制執(zhí)行情況審計(jì)

1.采購部門和采購主管部門是否按照學(xué)校物資驗(yàn)收相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，對專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的物資是否邀請有關(guān)專業(yè)人員共同驗(yàn)收；有無采取適當(dāng)措施防止采購人員、驗(yàn)收人員與保管人員串通舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

2.物資驗(yàn)收是否根據(jù)貨運(yùn)單、發(fā)票和經(jīng)過批準(zhǔn)的采購合同副本、采購價格申報(bào)單、采購計(jì)劃進(jìn)行；

3.物資驗(yàn)收是否有正規(guī)的驗(yàn)收報(bào)告，并有關(guān)人員簽署驗(yàn)收意見；

4.短缺物資和不符合質(zhì)量要求的物資是否查明了原因，是否根據(jù)不同情況及時組織索賠；

5.對逾期未交貨者，是否按合同規(guī)定給予罰款或沒收違約金；

6.對大型或數(shù)額較大的物資采購，是否取得供貨商合格的檢驗(yàn)證明，合同中是否規(guī)定了必要的質(zhì)保內(nèi)容；物資驗(yàn)收是否嚴(yán)格，有無存在由于驗(yàn)收不嚴(yán)造成以次充好、以劣充優(yōu)、不合格物資入庫等問題。

（三）價格執(zhí)行情況審計(jì)

1.物資采購是否按批準(zhǔn)價格執(zhí)行。發(fā)票、貨運(yùn)單、驗(yàn)收單等原始資料上載明的價格是否與價格申報(bào)單、采購計(jì)劃、采購合同一致，價格的變動是否經(jīng)過核準(zhǔn)。

2.運(yùn)費(fèi)的組成和數(shù)額是否合理。應(yīng)根據(jù)確定的運(yùn)費(fèi)價格標(biāo)準(zhǔn)審查物資采購運(yùn)費(fèi)，保證實(shí)際運(yùn)費(fèi)控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)。包括：運(yùn)輸方式的選擇、運(yùn)輸里程的確定、運(yùn)輸商的選擇、運(yùn)價組成等。

（四）采購票據(jù)審計(jì)

1.物資采購的票據(jù)是否齊全，是否按照采購業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編號。

2.各種票據(jù)載明的物資名稱、采購數(shù)量、單價、金額、品種、規(guī)格、產(chǎn)地、型號等是否真實(shí)，數(shù)量、單價、金額等計(jì)算是否正確，各種票據(jù)相關(guān)內(nèi)容是否一致。

3.票據(jù)的填寫是否合規(guī)，手續(xù)是否齊全，來源渠道是否正規(guī)，保管、領(lǐng)用和注銷措施是否完善，傳遞程序是否合規(guī)等。

第十一條 付款執(zhí)行情況審計(jì)。

（一）負(fù)債的確認(rèn)是否正確。采購部門是否在物資采購申請單、驗(yàn)收單、供貨商發(fā)票等核對無誤的基礎(chǔ)上出具付款申請單，并及時通知財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)部門是否在進(jìn)一步審核的基礎(chǔ)上，編制記賬憑證，登記付款憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬，確認(rèn)負(fù)債。

（二）應(yīng)付賬款的登記是否正確。應(yīng)付賬款登記和管理是否由獨(dú)立于申購、采購、驗(yàn)收、付款以外的職員執(zhí)行；是否根據(jù)不同供貨商設(shè)置明細(xì)賬進(jìn)行明細(xì)分類核算；是否根據(jù)審核無誤的原始憑證和記賬憑證及時登記賬簿記錄，有無遺漏、隱瞞負(fù)債情況；是否定期將應(yīng)付賬款明細(xì)賬余額與供貨商寄回的對賬單相核對，與應(yīng)付賬款總賬相核對，與采購部門臺賬相核對，對存在的差異是否及時妥善處理；對享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的貨款凈額登記應(yīng)付賬款。

（三）付款處理是否合規(guī)。付款是否符合資金結(jié)算制度的要求；付款是否在會計(jì)人員審核的基礎(chǔ)上，經(jīng)過授權(quán)人審批；是否按確定的付款方式付給指定的收款人；付款金額和收款人是否正確；有無使用空白支票；已付貨款是否在發(fā)票上加蓋“付訖”戳記等。

（四）預(yù)付賬款處理是否合規(guī)。審查預(yù)付賬款是否經(jīng)過申請、審批；收到采購物資后，是否根據(jù)供應(yīng)商發(fā)票及時沖減預(yù)付賬款；是否與供貨商定期對賬。

第十二條 采購資料審計(jì)。采購資料審計(jì)是對采購資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等所進(jìn)行的審計(jì)。

（一）采購活動記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料是否完整、齊全，整理是否規(guī)范。

（二）采購部門和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動的采購文件是否妥善保存；有無偽造、變造、隱匿或者銷毀等現(xiàn)象。

第十三條  物資采購后續(xù)審計(jì)。物資采購后續(xù)審計(jì)是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在提交物資采購審計(jì)報(bào)告后，針對報(bào)告中所涉及的審計(jì)發(fā)現(xiàn)和審計(jì)建議所進(jìn)行的跟蹤審計(jì)。

（一）被審計(jì)部門對于審計(jì)報(bào)告中所揭示的問題和偏差是否進(jìn)行有效的糾正和改進(jìn)，產(chǎn)生的實(shí)際效果如何。

（二）是否存在物資超儲積壓或儲備不足風(fēng)險(xiǎn)、物資使用質(zhì)量低劣風(fēng)險(xiǎn)、物資價格失控風(fēng)險(xiǎn)、資信低的供貨商定點(diǎn)供貨風(fēng)險(xiǎn)和審計(jì)建議無效風(fēng)險(xiǎn)等情況。

第三章 審計(jì)程序

第十四條 審計(jì)處按照年度物資采購審計(jì)計(jì)劃或按照學(xué)校要求組織開展物資采購內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)處按規(guī)定組成審計(jì)組或委托社會審計(jì)機(jī)構(gòu)實(shí)施審計(jì)。

第十五條 審計(jì)處在實(shí)施審計(jì)前，按照規(guī)定向被審計(jì)部門送達(dá)審計(jì)通知書，同時，抄送物資采購有關(guān)部門。

第十六條 實(shí)施物資采購審計(jì)時，應(yīng)當(dāng)召開由審計(jì)組主要成員、被審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)干部及其所在部門有關(guān)人員參加的會議，安排審計(jì)工作有關(guān)事項(xiàng)。

第十七條 被審計(jì)部門以及有關(guān)部門，應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地提供與被物資采購審計(jì)有關(guān)的所有資料，包括采購計(jì)劃、采購預(yù)算、項(xiàng)目審批表、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定、付款結(jié)算等相關(guān)資料。

第十八條 被審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對所提供資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并作出書面承諾。

第十九條 物資采購審計(jì)過程中，可以依規(guī)依法提請有關(guān)部門予以協(xié)助。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)予以支持，并及時提供有關(guān)資料和信息。

第二十條 審計(jì)組實(shí)施審計(jì)，形成審計(jì)報(bào)告初稿。

第二十一條 征求被審計(jì)部門意見，被審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)自收到審計(jì)組審計(jì)報(bào)告初稿之日起10個工作日內(nèi)提出書面意見；10個工作日內(nèi)未提出書面意見的，視同無異議。

第二十二條 審計(jì)組應(yīng)當(dāng)針對被審計(jì)部門提出的書面意見，進(jìn)一步研究和核實(shí)，對審計(jì)報(bào)告作出必要的修改，連同被審計(jì)部門的書面意見一并報(bào)送審計(jì)處。

第二十三條　審計(jì)處按照規(guī)定程序?qū)徲?jì)組審計(jì)報(bào)告進(jìn)行審定，出具物資采購審計(jì)報(bào)告。

第二十四條　物資采購審計(jì)報(bào)告按照規(guī)定程序報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)送達(dá)被審計(jì)部門，并根據(jù)工作需要報(bào)送相關(guān)部門。

第二十五條 物資采購審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)處應(yīng)當(dāng)組織召開會議，向被審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)班子成員等有關(guān)人員反饋審計(jì)結(jié)果和相關(guān)情況。

第二十六條 被審計(jì)部門對審計(jì)報(bào)告提出的問題或建議進(jìn)行認(rèn)真梳理，明確整改目標(biāo)和整改期限，確保物資采購活動中存在的問題得到有效整改。

第二十七條 對于物資采購審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的重大問題線索，由審計(jì)處按照規(guī)定向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。應(yīng)當(dāng)由紀(jì)檢部門或有關(guān)主管部門處理的問題線索，由審計(jì)處依規(guī)依紀(jì)依法移送處理。

第四章  附則

第二十八條  本辦法由審計(jì)處負(fù)責(zé)解釋。

第二十九條  本辦法自發(fā)布之日起試行。