呼和浩特民族學(xué)院印信使用管理辦法（修訂）

為進一步規(guī)范辦事程序，提高工作效率，避免和減少用印帶來的工作失誤，保證學(xué)校公務(wù)活動的順利進行，維護學(xué)校印章和介紹信的嚴肅性、規(guī)范性和有效性，根據(jù)《關(guān)于各級黨組織印章問題的規(guī)定》（中辦發(fā)[1983]37號）、《國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》（國發(fā)[1999]25號），特制定本辦法。

總 則

學(xué)校印信是學(xué)院職權(quán)的合法代表，具有標志作用、法律作用和憑證作用。各黨總支、各部門印章和冠以“呼和浩特民族學(xué)院”字樣的各種業(yè)務(wù)專用章均采取集中與分散相結(jié)合的管理辦法，由黨政辦公室審核，統(tǒng)一刻制，各使用單位負責管理。

第一章 學(xué)校各類印章的規(guī)格、樣式

第一條 “中國共產(chǎn)黨呼和浩特民族學(xué)院委員會”印章為圓形，直徑四點五公分，銅質(zhì)，“呼和浩特民族學(xué)院”印章為圓形，直徑四點五公分，銅質(zhì)，“均由自治區(qū)人民政府辦公廳統(tǒng)一審核刻制。

第二條 學(xué)校各黨總支、各部門或相應(yīng)同級機構(gòu)（處級）的印章為圓形，直徑四點二公分，銅質(zhì)。

第三條 科級印章為圓形，直徑四點零公分，銅質(zhì)。各部門下屬科室或相應(yīng)同級機構(gòu)（科級）、辦公室、所、中心、教研室等一般不刻章，如特殊需要刻章的，應(yīng)為橢圓形，僅供校內(nèi)聯(lián)系業(yè)務(wù)使用。根據(jù)實際工作需要,學(xué)校為各學(xué)院團總支、學(xué)工辦統(tǒng)一刻制印章一枚。

第四條 學(xué)校黨委及黨務(wù)部門印章中央刊黨徽，學(xué)校各類行政印章中央刊五角星，印章印文均為蒙漢兩種文字，蒙文為印刷體，漢文為宋體，排列以黨徽或五角星中心線為界，印模左邊為蒙文，右邊為漢文，自左向右環(huán)形排列。其中行政印章印模五角星正下方排列部門名稱，蒙文在上，漢文在下。印模正下方邊緣排列由呼和浩特市公安局統(tǒng)一編號、核發(fā)的防偽編碼。

第二章 學(xué)院各類印章的刻制

呼和浩特民族學(xué)院各單位公章，均由黨政辦公室統(tǒng)一刻制，各單位不得私自刻制。

第五條 經(jīng)學(xué)校批準成立的機構(gòu)，須持相應(yīng)文件并填寫《呼和浩特民族學(xué)院印章刻制申請表》（見附表1）及機構(gòu)名稱的蒙文翻譯，到黨政辦公室辦理有關(guān)印章刻制手續(xù)。黨務(wù)部門印章名稱為“中國共產(chǎn)黨呼和浩特民族學(xué)院×××”（簡稱“中共呼和浩特民族學(xué)院×××”，其中，黨總支印章名稱為“中共呼和浩特民族學(xué)院×××總支部委員會”），各學(xué)院、各部門行政印章名稱為“呼和浩特民族學(xué)院×××”。印章刻好后，由黨政辦公室留存印模、登記啟用后，新設(shè)機構(gòu)印章即可啟用。

　　第六條 不屬于學(xué)校會議通過的機構(gòu)制章，或因工作需要刻制有關(guān)業(yè)務(wù)專用章的，需填寫《呼和浩特民族學(xué)院印章刻制申請表》，詳細闡明刻制印章理由，由部門主要負責人簽字后，報黨政辦公室。經(jīng)辦公室主任審核，書記或校長閱簽后由黨政辦公室統(tǒng)一刻制。

　　第七條 各部門印章因長時間使用字跡模糊或因機構(gòu)更改名稱，需重新刻章的，應(yīng)填寫《呼和浩特民族學(xué)院印章刻制申請表》（附機構(gòu)更改批文），報黨政辦公室。新印章刻好后，各使用單位以舊換新，舊印章由黨政辦公室驗收并留存印模，同時登記舊印章和新印章廢止啟用時間。

第八條 對未經(jīng)學(xué)校和公安機關(guān)批準，擅自刻制印章者，給予行政處分，并收繳其非法刻制的印章；對偽造印章者，沒收其偽造的印章，并視情節(jié)輕重，給予行政處分，直至追究法律責任。

第三章　學(xué)校各類印章的管理

　　第九條 學(xué)校黨委印章、書記手章由黨政辦公室指定專人負責保管。學(xué)校鋼印、紅印、校長手章由黨政辦公室指定專人負責保管。學(xué)校各單位印章應(yīng)安排堅持原則、辦事公正、保密意識強、對工作認真負責、有高度組織紀律性的辦公室工作人員使用和管理。

第十條 學(xué)校各類印章監(jiān)印人必須親自用印。用印前必須查證各級用印負責人的審批意見，審查用印文件的內(nèi)容、格式，無誤后方可用印。用印時要求圖章清晰、端正、位置適當（一般應(yīng)蓋在文件的落款與日期之間，騎年壓月處）。

第十一條 監(jiān)印人應(yīng)增強保密意識，嚴格遵守有關(guān)保密制度，對不便于公開的用印內(nèi)容要做到嚴格保密。

第十二條 印章管理人員須妥善保管印章，單位印章不能攜帶出辦公室。如遇特殊情況需帶出辦公室使用的，須經(jīng)單位負責人同意，并指定專人負責。

第十三條 凡單位撤銷或作廢的印章，必須由被撤銷單位或使用單位交到黨政辦公室封存（留存印模，登記廢止時間），無保存必要時由黨政辦公室統(tǒng)一銷毀。

第十四條 印章丟失，須及時向黨政辦公室報告，登報聲明作廢。丟失印章和違反規(guī)定使用印章，應(yīng)追究單位主要負責人和保管人員的責任。

第四章　學(xué)校各類印章的使用

第十五條 除學(xué)校正式印制的介紹信和編號的紅頭文件用印不需要登記外，各部門及個人因公務(wù)需要使用學(xué)校印章的，均需填寫《呼和浩特民族學(xué)院用印審批登記表》（見附表2），視用印事由，經(jīng)逐級審批后到黨政辦公室加蓋印章。不涉及學(xué)校重大問題的一般性證明和介紹信等用印，可到黨政辦公室直接辦理。

（一）以學(xué)校名義簽定的合同、協(xié)議等，須經(jīng)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可加蓋校印。

（二）各類獎狀、榮譽證書等經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門或委員會審核通過，并向黨政辦公室提供獲獎單位、個人名單后，方可加蓋印章。各類獎狀、榮譽證書丟失后不予補辦。

（三）科研項目申請書、鑒定證書、科技成果報送等用印，由科技處負責人簽字、蓋章，分管校長批準并附明細材料后到黨政辦公室加蓋校印。

（四）各類財務(wù)統(tǒng)計、預(yù)決算報表，各種涉外財務(wù)檢查、報告、結(jié)論等，由財務(wù)處主管負責人簽字并經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，到黨政辦公室加蓋校印。

（五）校內(nèi)各部門定期或不定期報表用印，由單位主要負責人審簽后到黨政辦公室加蓋校印。

（六）凡涉及外事工作，包括自費出國留學(xué)、探親、參會等，除單位領(lǐng)導(dǎo)簽署意見外，并報請分管校領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可加蓋校印。

（七）學(xué)生辦理出國、留學(xué)手續(xù)的各類材料用印，畢業(yè)生須持有效證件（畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件）到學(xué)校檔案室提取在校成績單復(fù)印件、學(xué)歷證明等，并加蓋檔案室印章，方可加蓋校印。

（八）高等學(xué)校學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)申請表，個人報獎等用印，由單位主要負責人審簽，報請分管校領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可加蓋校印。

（九）校內(nèi)教職工辦理住房公積金貸款，需在《職工個人住房公積金擔保貸款申請審批書》、《保證擔保承諾書》上加蓋校印的，應(yīng)先到人事處辦理工資證明等相關(guān)手續(xù)并如實填寫表內(nèi)信息，由人事部門負責人簽字后，到黨政辦公室辦理。校內(nèi)教職工支取住房公積金，需在《住房公積金支取申請書》上加蓋校印的，應(yīng)先到財務(wù)處辦理相關(guān)用印手續(xù)，并將表中信息填寫清楚，由財務(wù)部門負責人簽字后，到黨政辦公室辦理。

（十）臨時機構(gòu)需用校印代替時，應(yīng)由機構(gòu)負責人審簽和分管校領(lǐng)導(dǎo)簽批。

（十一）一般情況下黨政印鑒不準互相代用，特殊情況應(yīng)征得學(xué)校主要負責人的同意。

（十二）凡因工作需要使用書記或校長手章的，須經(jīng)書記或校長本人圈閱批示后，黨政辦公室方可用印。

第十六條 學(xué)校各類證件、證書用印，由承辦單位填寫《呼和浩特民族學(xué)院用印審批登記表》并附明細材料派專人到黨政辦公室辦理（各類證件、證書的內(nèi)容應(yīng)機打或用黑色碳素筆、藍黑色鋼筆填寫）。

（一）各類證書的用印。

1．畢業(yè)證、肄業(yè)證、結(jié)業(yè)證、學(xué)習(xí)證明書應(yīng)由教務(wù)處主要負責人在所附學(xué)生名冊(包括學(xué)生姓名、學(xué)號、學(xué)院、專業(yè)、證號、生源地等)上簽字蓋章后，報黨政辦公室，黨政辦公室按學(xué)生名冊人數(shù)確定無誤方可蓋章，此用印不對個人。

2．《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》用印，各學(xué)院要組織學(xué)生以班為單位如實填寫表中個人信息，班主任應(yīng)本著對學(xué)校和學(xué)生高度負責的態(tài)度認真填寫學(xué)生畢業(yè)鑒定并簽字后，由各學(xué)院填寫“呼和浩特民族學(xué)院用印審批表”并派專人到黨政辦公室統(tǒng)一用印，用印人員統(tǒng)一審核，在“學(xué)校組織意見”欄內(nèi)加蓋學(xué)校印章。對缺少相關(guān)手續(xù)、信息填寫不全、無照片等情況的《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》，不予用印，用印不對學(xué)生個人。

3．學(xué)生證用印，各學(xué)院應(yīng)組織學(xué)生以班為單位按照教務(wù)處提供的學(xué)生名冊認真、詳細、如實填寫證內(nèi)信息后，由學(xué)生處派專人持學(xué)生名冊統(tǒng)一到黨政辦公室辦理，用印不對學(xué)生個人。

4．為保證相關(guān)單位其它日常工作的正常進行，在畢業(yè)證、學(xué)生證等集中辦理時間過后，因故未辦理的證件，由各學(xué)院開具證明派專人到教務(wù)處、學(xué)生處辦理后，于每周二、周五上午到黨政辦公室用印。

（二）所有各類學(xué)生證中“乘車區(qū)間”的內(nèi)容應(yīng)與生源地一致，如與生源地不同則需出示父母居住地或配偶居住地派出所或社區(qū)出具的證明，黨政辦公室存檔備查。對信息不全、缺少照片或經(jīng)核查與實際情況不符的證件一律不予辦理。

（三）各承辦單位要加強對學(xué)生畢業(yè)檔案、學(xué)生證等的管理，指派專人負責上述工作，統(tǒng)一、如實填寫證內(nèi)（表內(nèi)）各類信息，核查無誤后派專人到黨政辦公室辦理，對學(xué)生個人一律不予辦理。畢業(yè)檔案等應(yīng)盡量避免多人管理，防止檔案在交接過程中丟失。如學(xué)校蓋章后的《高等學(xué)院畢業(yè)生登記表》、等丟失，原則上不予補辦，確需補辦的，需填寫《呼和浩特民族學(xué)院用印審批登記表》，寫明丟失原因，由各系蓋章、負責人簽字后派專人辦理，用印不對學(xué)生個人；學(xué)生證的丟失補辦應(yīng)先登報掛失，然后由發(fā)證單位持本人掛失收據(jù)統(tǒng)一辦理用印，對各學(xué)院或?qū)W生個人一律不予辦理。

（四）學(xué)校舉辦的非學(xué)歷教育，學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)業(yè)證件（結(jié)業(yè)證、寫實性學(xué)習(xí)證明等）用印，分別由教務(wù)處負責審核，承辦單位主要負責人審簽并附學(xué)員或?qū)W生名單，派專人統(tǒng)一到黨政辦公室辦理，黨政辦公室不直接為各辦學(xué)單位辦理結(jié)業(yè)證件。

（五）除上述證件外的工作證、離退休證、學(xué)生軍訓(xùn)結(jié)業(yè)證等用印，由承辦單位主要負責人審簽并附教職工、學(xué)員或?qū)W生名單，派專人統(tǒng)一到黨政辦公室辦理。工作證等丟失補辦，申請人應(yīng)填寫《呼和浩特民族學(xué)院用印審批登記表》，寫明丟失原因或情況,必要時應(yīng)登報掛失。人事處重新審核編號并在《用印審批登記表》“相關(guān)職能部門負責人意見”欄簽字、蓋章后到黨政辦公室辦理。

第十七條 各部門應(yīng)建立用印登記制度，每次用印均要詳細登記，以備查閱。印章管理人員必須認真負責，事關(guān)重大的工作用印時，應(yīng)征得單位負責人同意，不得擅自用印。

第十八條 凡不符合上述手續(xù)和規(guī)定的，印章管理人員有權(quán)不予用印。如印章管理人員違反上述手續(xù)和規(guī)定私自用印的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)輕重給予批評教育、紀律處分直至追究法律責任。

第五章　介紹信、證明書使用規(guī)定

第十九條 學(xué)校及各學(xué)院、各部門介紹信、證明書等應(yīng)由專人負責使用和管理。開具介紹信、證明書時須填寫清楚，字跡工整，存根需記載開具證明人員的姓名、事由和時間等。

　　第二十條 校內(nèi)各單位和教職工個人因公事或私事需開具學(xué)校介紹信或證明書（如出差、實習(xí)、調(diào)研等）的，應(yīng)由所在單位先開具介紹信，經(jīng)單位負責人簽批后，到黨政辦公室換取學(xué)校介紹信或證明書。

第二十一條 對于事關(guān)重大的學(xué)校介紹信或證明書，除履行上述手續(xù)外，還須經(jīng)黨政辦公室主任審核、校長簽批。

第二十二條 學(xué)校介紹信、證明書不得郵寄，確需郵寄的要事先說明情況，征得學(xué)校同意后方可辦理。學(xué)校一般不開具空白介紹信或證明書。特殊情況需要開具空白介紹信或證明書的，須經(jīng)黨政辦公室主任審核、校長簽批。

第二十三條 各單位不得為非本校人員辦理介紹信、證明書。

第二十四條 學(xué)生在校證明、成績單等應(yīng)按照教務(wù)處規(guī)定的統(tǒng)一格式填寫，各學(xué)院蓋章后到教務(wù)處辦理。學(xué)院不再出具相關(guān)證明。

第二十五條 各類介紹信、證明書存根要作為定期保管的文書檔案，每年立卷歸檔以備查閱。

第二十六條 如有違反上述有關(guān)規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予必要的批評教育或紀律處分。

第六章　學(xué)校組織機構(gòu)代碼證、法人證書、

法人身份證復(fù)印件的使用

第二十七條 校內(nèi)各單位及個人因公務(wù)需要使用學(xué)校組織機構(gòu)代碼證、法人證書或法人身份證復(fù)印件的，須填寫《呼和浩特民族學(xué)院組織機構(gòu)代碼證、法人證書（身份證）復(fù)印件使用申請表》（見附表3），逐級審批后，由黨政辦公室在復(fù)印件上注明用途并加蓋公章方可使用。

第二十八條 學(xué)校組織機構(gòu)代碼證、法人證書（身份證）由黨政辦公室統(tǒng)一復(fù)印蓋章方可使用。未注明用途加蓋校印的上述復(fù)印件不得再行復(fù)印對外使用。

第二十九條 學(xué)校組織機構(gòu)代碼證、法人證書（身份證）復(fù)印件只作為學(xué)校對外辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時使用，原則上不提供給個人使用，確需使用時應(yīng)報請校長簽批。

附 則

第三十條 本辦法適用于學(xué)校各黨總支、各部門。

第三十一條原發(fā)相關(guān)文件同時廢止

第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起施行，由黨政辦公室負責解釋。

2021年3月14日